Integration von einem Outlook Kalender mit Office 365

1. Schritt

Erstellung oder Auswahl des Templates

Erstellen Sie ein eigenes Template für Ihren Kalender oder wählen Sie ein Template aus unseren Template Vorlagen aus → zum Beispiel Outlook Kalender Veranstaltungen.

2. Schritt

Generieren eines Outlook Kalender Links

Vorgehensweise:

1. Öffnen Sie Ihren Outlook Kalender (Voraussetzung: Office 360).
2. Wählen Sie in den Einstellungen die Option
   → alle Outlook-Einstellungen anzeigen aus.
3. Klicken Sie zuerst auf → Kalender und dann auf → Geteilte Kalender.
4. Wählen Sie unter → Kalender veröffentlichen den Kalender aus, den Sie veröffentlichen möchten und geben Sie an, wie viele Details die Personen sehen können.
5. Bestätigen Sie mit → Veröffentlichen.
6. Kopieren Sie den → ICS-Link.

3. Schritt:

Link in Template integrieren

Kalender Link in das Template einfügen

1. Klicken Sie im Bereich RSS auf die Funktion RSS-Feed → .
2. Klicken Sie auf den Menüpunkt →  Neu . 
3. Fügen Sie den von Ihnen vorher generierten Link nun in das Feld ein.
4. Wählen Sie im rechten Fenster die Anzahl der Tage aus, die abgefragt werden sollen.
   

4. Schritt:

Damit ein von Ihnen bestimmter Eintrag/Element im Template das gewünschte Kalendereignis anzeigt, müssen Sie diese beiden miteinander verknüpfen.

Selektieren Sie dazu das von ihnen bestimmte Element im Template.

Gehen Sie danach in den Bereich Inhalt und nehmen Sie die Zuordnung folgender Kategorien vor:

I.    Quelle
II.   Eintrag  
III.  Datensatz

1. Selektieren Sie im Template einen Eintrag/Element.
   
   - Zum Beispiel den Eintrag/das Element, das den Beginn der Veranstaltung zeigen soll    →  Uhrzeit Anfang  (siehe folgende Abbildung Outlook Kalender Veranstaltungen).
   
   - In der Beispiel-Template-Vorlage → Outlook Kalender Veranstaltungen wählen Sie
     dazu die gewünschte Gruppe an und drücken nach dem Rechtsklick auf den
     Menüpunkt → Gruppe bearbeiten.
   
   
2. Sie erhalten dadurch in der rechten Spalte den Bereich → Inhalt.
   
   
3. Öffnen Sie unter → Quelle das Menü und wählen den von Ihnen generierten Kalenderlink aus.

Wählen Sie unter → Eintrag nun den entsprechenden Kalendereintrag zu dem angewählten Templateelement aus.

Sie haben im vorherigen Schritt das Element selektiert, das den Beginn der Veranstaltung zeigen soll → Uhrzeit Anfang, wählen Sie deshalb bitte den Menüpunkt →  StartTime .

Auflistung der Menüpunkte unter Eintrag und das entsprechende Element im Template:

Wählen Sie unter → Datensatz das Kalendereignis, das in diesem Element angezeigt werden soll.

Hinweis:

Für die Elemente, die das erste Kalenderereignis = jüngste Veranstaltung anzeigen sollen, wählen sie den Datensatz +0 aus. 

Für die Elemente, die das zweite Kalenderereignis = die nächst folgende Veranstaltung anzeigen sollen, wählen Sie den Datensatz +1 aus.

Dann folgt für Elemente des dritten Kalenderereignisses die Anwahl des Datensatzes +2. 

u.s.w.

Beispiel:

Sie haben in Ihrer Tagesplanung 5 verschiedene Ereignisse, die in Ihrem Template dargestellt werden sollen.

Nun möchten Sie als erstes den aktuellen Termin anzeigen, gefolgt von den jeweils nachfolgenden Terminen.

Bei den Elementen, die das jüngste Ereignis (= erster Kalendereintrag) anzeigen sollen, beginnen Sie mit der Zuordnung des Datensatzes +0.

Es ergibt sich folgende Vorgehensweise:

Das Menü unter Datensatz bietet Ihnen folgende Möglichkeiten der Zuordnung:

Klicken Sie nach Beendigung Ihrer Eingaben rechts unten auf die Funktion → Anwenden.

...Dieser Schritt ist nur nötig, wenn die Elemente (wie in der Template Vorlage) gruppiert sind... 

5. Schritt

Kalendereinstellungen verwalten

Abhängig vom Anwendungsfall nehmen Sie im nächsten Schritt Einstellungen zu den Kalenderinhalten vor.

Dies öffnet das Einstellungenfenster:

Einstellungen Allgemein

Aktualisierungsintervall:

Gibt die Anzahl der Tage und Minuten an, in denen die Kalenderdaten synchronisiert werden.

Fehlende Inhalte:

Bestimmt den Inhalt, wenn keine Daten im Kalender vorhanden sind.

Es besteht die Auswahl zwischen:

• Alternativtext aus Screen anzeigen
• Screen überspringen
• Alternative abspielen

Einstellungen Filter

Filterung nach Datum:

Wählen Sie je nach Anwendungsfall die Filterung des Datums.

Filterung nach Uhrzeit:

Legen Sie den Spaltennamen für die Start- und Endzeit fest.

Standardmäßig wird der Eintrag für den Zeitraum des Termins angezeigt, bspw. von 8.00-10.00 Uhr.

Wird jedoch gewünscht den Eintrag bereits früher und/oder später anzuzeigen, können Sie über den Gültigkeitsbereich erweitern.

Im Beispielbild oben wird der Eintrag 10 Stunden vor und 10 Stunden nach dem Eintrag angezeigt.

→ Da die Zeit in Minuten erfolgt, ergibt sich die Eingabe 600 = 10 Stunden. 

Weitere Filter:

Möchten Sie die angezeigten Daten weiter einschränken, erstellen Sie weitere Filteroptionen.

Sortierung:

Wählen Sie die Art der Sortierung, in der die Inhalte angezeigt werden. In unserem Beispiel wurden die Einträge in der Reihenfolge der Startzeit des Events aufsteigend sortiert, beginnend mit dem frühesten Event.

Wenn Sie Ihre Eingaben beendet haben, klicken Sie auf → Okay.

...Sie gelangen zurück zur Bearbeitungsebene...

Sobald Sie hier alle Bearbeitungen vorgenommen haben, klicken Sie rechts unten auf die Funktion → Speichern.